Mitte September habe ich eine Umfrage auf LinkedIn gestartet. Mit folgender Fragestellung: Was ist aktuell Dein größtes Problem als Teamleitung?
Die Ergebnisse:
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57 % sind zu tief im Tagesgeschäft involviert,
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23 % haben zu viele Aufgaben auf dem Schreibtisch,
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11 % haben zu wenig Zeit für ihr Privatleben und
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7 % haben Probleme mit ihren Mitarbeitenden.
„Es hat mir echt niemand gesagt, dass es sooo ist!“
Haben Sie ebenfalls den berühmten und äußerst beliebten Wurf ins kalte Wasser erlebt? Als Spezialist und einzigartige Koryphäe in Ihrem ureigensten Fachgebiet wurden Sie gefragt, ob Sie sich die neue Aufgabe als Teamleitung vorstellen könnten.
Und Sie haben „JA“ gesagt. Anfänglich vielleicht etwas zögerlich? Oder doch aus dem Brustton der Überzeugung? Sie fühlten sich gewürdigt, wertgeschätzt. Der erste Schritt auf der Karriereleiter ist gelungen!
Und Sie merkten plötzlich: Das Schwimmen im kalten Wasser ist doch herausfordernder als gedacht. Keiner sagte Ihnen, was Sie als Teamleitung wie wann tun sollen. Viel zu viele unbeantwortete Fragezeichen.
Plötzlich ist die Freude am Job fast weggebrochen. Sie schlagen sich mit den weniger tollen Seiten der Führung herum:
- Sie führen schwierige Konfliktgespräche
- Sie sind in vielen, zu vielen, unterschiedlichen Meetings
- Sie leiten andere irgendwie an
- Sie erstellen ungeliebte Dienstpläne
- Sie delegieren irgendwelche Aufgaben
- Sie führen ungeliebte Mitarbeitergespräche
- Sie treffen hoffentlich die richtigen Entscheidungen
- Sie sind mit unvorhergesehenen Widerständen konfrontiert
- Sie reden mit überheblichen Teamleitungen anderer Abteilungen
Viele Führungskräfte, insbesondere neue Teamleitungen, stehen in der dynamischen Welt des Managens einer häufigen Herausforderung gegenüber: Sie sind zu sehr im Tagesgeschäft eingebunden!
Bedenken Sie: Diese Situation kann langfristig nicht nur Ihre Wirksamkeit hemmen, sondern auch das gesamte Team und dessen Leistung unheimlich beeinträchtigen.
Aber warum ist das so?
Wieso fällt es Führungskräften so schwer, sich von operativen Aufgaben zu lösen?
Hier sind fünf Gründe, warum Führungskräfte im Tagesgeschäft gefangen sind:
- Mangelndes Delegieren: Oft scheuen Führungskräfte davor zurück, Aufgaben abzugeben. Die Angst, dass Teammitglieder die Aufgaben nicht so gut erledigen wie sie selbst (oder steht einem hier das eigene Ego oder doch mangelndes Vertrauen im Weg?), führt dazu, dass sie alles selbst machen wollen. Dies kostet nicht nur Zeit, sondern auch wertvolle Energie.
- Unklare Prioritäten: In einem sich ständig wandelnden Arbeitsumfeld kann es schwierig sein, die wesentlichen Aufgaben von den weniger wichtigen zu unterscheiden. Ohne klar definierte Prioritäten und Ziele verlieren Führungskräfte schnell den Überblick und geraten in den unaufhaltsamen Strudel des Tagesgeschäfts.
- Überlastung durch zu viel Kommunikation: In der Führungsrolle ist man häufig das Bindeglied zwischen verschiedenen Abteilungen und Teammitgliedern, Kunden, Lieferanten und der Chefetage. Zu viele Meetings, eine E-Mail-Flut und ständige Anfragen führen dazu, dass strategische Überlegungen auf der Strecke bleiben.
- Fehlende Ressourcen: Manchmal fehlt es an den notwendigen Ressourcen, Krankenstände und Urlaub der Mitarbeitenden oder Kompetenzen im Team. In solchen Fällen sind Führungskräfte gezwungen, selbst aktiv zu werden, anstatt sich auf ihre Rolle als Führungskraft zu konzentrieren.
- Innere Unsicherheit: Besonders frische Führungskräfte aus den eigenen Teamreihen sind unsicher, was ihre neuen Aufgaben angeht. Diese Unsicherheit kann dazu führen, dass sie sich in alltäglichen Aufgaben verlieren, statt sich auf ihre Führungsaufgaben zu konzentrieren.
Wie können neue Teamleitungen ihre Führungsaufgaben nun erfolgreich und gelassen meistern?
Hier sind drei Tipps für Teamleitungen, um ihre Führungsaufgaben gelassen und effizient zu bewältigen:
- Klare Prioritäten und Ziele setzen: Entwickeln Sie eine systematische Vorgehensweise, um Ihre Tagesaufgaben zu priorisieren. Nutzen Sie Tools zur Aufgabenverwaltung, um den Überblick zu behalten. Fokussieren Sie sich auf langfristige Ziele und richten Sie Ihre täglichen Aktivitäten danach aus. Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder über ihre Aufgaben und Ziele gut informiert sind. Regelmäßige Meetings und offene Kommunikationskanäle fördern ein besseres Verständnis und reduzieren Missverständnisse.
- Aufgaben delegieren: Lernen Sie, Verantwortung im Team abzugeben. Identifizieren Sie die Stärken Ihrer Mitarbeiter und vertrauen Sie darauf, dass sie die ihnen übertragenen Aufgaben erfolgreich erledigen können. Dies schafft mehr Zeit für strategische Überlegungen. Es entlastet Sie und fördert die Eigenverantwortung innerhalb des Teams. Vertrauen Sie darauf, dass Ihr Team die Verantwortung übernehmen kann.
- Zeitmanagement überdenken: Blocken Sie im Kalender Zeiten für regelmäßige Reflexion und Planung. Planen Sie regelmäßige Pausen und Zeiten für strategische Überlegungen ein. Nehmen Sie sich Zeit für die Reflexion Ihrer Führungsarbeit. Überlegen Sie, welche Aktivitäten Ihnen Zeit rauben und welche wirklich wichtig für den Erfolg Ihres Teams sind. Setzen Sie gezielte Zeiten für strategische Überlegungen und konzentrieren Sie sich dabei auf die Entwicklung und Förderung Ihres Teams.
Mit diesen Tipps managen Sie als Teamleitung Ihre Aufgaben effektiv und stressreduziert. Und Sie schaffen es, auch im Privatleben abzuschalten und sich auf Ihre Lieben und Ihre Hobbys zu konzentrieren.
Fazit
Führungskräfte stehen oft vor der riesengroßen Herausforderung, im Tagesgeschäft stecken zu bleiben. Was tun? Indem sie Aufgaben delegieren, klare Prioritäten setzen und regelmäßig ihre Arbeit reflektieren, können sie ihre Führungsaufgaben effizienter und gelassener erfüllen. So schaffen sie es leichter, Beruf und Privatleben unter einen Hut zu bringen.
