Ordnung ist das halbe Leben

Und dann kommen Sie in Ihr Büro

Ihr Blick fällt auf Ihren Schreibtisch und Sie bekommen kurz Schnappatmung. Ihr Freudenpegel rutsch in den Keller. Die Erholung ist wie weggeblasen und Sie fühlen sich sofort wieder gestresst – weil Ihr Blick auf das Chaos auf Ihrem Schreibtisch fällt! An diesem Morgen holen Sie die Blätterstapel, die ungeöffnete Post, kreuz- und quer liegende Akten, die Klarsichthüllen, die hingekritzelten und unleserlichen Notizen, die ungeordneten Magazine, die vielen bunte Post-its wieder auf den Boden der Tatsachen zurück. Am liebsten würden Sie gleich wieder umdrehen und nach Hause fahren. Weil Sie denken: „So viele unerledigte Aufgaben! Wie soll ich das alles nur schaffen und unter einen Hut kriegen? Wieso hat das Herr X und Frau Y, wie besprochen, nicht während meines Urlaubs erledigt?“ Ihre Entspannung ist binnen Sekunden dahin. Ihr Magen verkrampft sich, die Nackenmuskeln ziehen sich augenblicklich unter der vermeintlichen Last zusammen.

„Ordnung ist das halbe Leben“, sagt man

Darum ist es für Sie als Führungskraft nicht egal, wie Sie Ihr Leitungsbüro führen und wie Sie Ihren Schreibtisch nach dem Urlaub vorfinden. Unterschätzen Sie nicht, welche Auswirkungen es auf Sie selbst, Ihr Team, eventuell das ganze Unternehmen hat, wenn Sie als Chef, als Vorgesetzte, als Teamleitung chaotisch arbeiten. Denn aus dem Chaos auf Ihrem Schreibtisch entsteht ziemlich sicher Chaos in der Abwicklung Ihrer Projekte, Chaos in der Ablage und Chaos bei der Vergabe und Verwaltung der Aufgaben Ihrer Mitarbeitenden. Könnte es sein, dass es auch keine klaren Regeln zum Beispiel bei der Bearbeitung der E-Mails oder Prozesse gibt? Kein Organigramm? Keine Arbeitsplatzbeschreibung? Möglicherweise sind Besprechungen nicht vorbereitet und es gibt am Ende keine klare Aufgabenverteilung mit einem übersichtlichen, klar gegliederten Protokoll? Von Zielen Ihres Teams oder Ihres Unternehmens ganz zu schweigen?

Denken Sie daran: Ein aufgeräumter Schreibtisch steht für einen aufgeräumten Kopf.

Herrscht bei Ihnen im Chefbüro Klarheit bei der Abwicklung von Aufgaben während Ihrer Abwesenheit im Urlaub, dann führt das zum Erfolg. Weil Sie und Ihr Team mit einem klar definierten Ziel vor Augen effizient arbeiten und mit genau erläuterten Arbeitsaufgaben und zugewiesenen Arbeitsabläufen.

Sie als Chef, als Führungskraft sind Vorbild für Ihr Team, für Ihre Mitarbeitenden.

Ihre Mitarbeitenden verlieren ganz schnell den Anreiz, selbst Ordnung am Schreibtisch und bei den ihnen zugewiesenen Aufgaben zu halten. Und verlieren zudem sehr häufig den Überblick. Wenn Sie sich selbst nicht organisieren können, kein klares Ziel vor Augen haben und dies durch einen chaotischen Schreibtisch signalisieren.

Was können Sie als Führungskraft nun tun? Denn der nächste Urlaub kommt bestimmt!

Es gibt viele Tools, Kanban, Boxen, Ordner, Outlook und diverse Software-Lösungen, die am Markt angeboten werden, um Ihnen zu helfen, Ordnung in Ihr Chaos zu bringen. Starten Sie das Projekt „Weg vom Chaos hin zu einem effizienten Ablauf“ mit kleinen aber kontinuierlichen Schritten. Denn sonst könnte es passieren, dass die Kraft ausgeht. Starten Sie Step-by-Step in die richtige Richtung. Vielleicht fragen Sie sich jetzt: und was ist jetzt die beste Lösung für mich?

Hier nun mein Tipp für Sie

Mir ist es am Anfang meiner Karriere ähnlich gegangen. Ich dachte, ein bisschen Chaos darf sein. Ganz im Gegenteil. Ich war schnell überfordert und gestresst. Ich habe immer wieder Neues ausprobiert. Wirklich ganz glücklich war ich nie. Bis ich als QM-Beauftragte die ISO-Zertifizierung in meinem ehemaligen Job eingeführt habe. Und mein externer Berater meinte: „So, liebe Frau Schmied-Wolfsbauer – Sie kaufen sich zuerst einmal einen Pultordner mit 31 Fächern. Und einen Monatsordner Januar bis Dezember.“ Und ich dachte mir: „Wie old-school ist das denn?“ Er hat wirklich darauf bestanden. Ohne Wenn und Aber. Ich kam nicht drumrum. Also lag irgendwann endlich der Pultordner vor mir. Heute liebe ich ihn und kann mir mein Leben ohne ihn nicht mehr vorstellen. Beruflich wie privat.

Er hat mir geholfen,

• den Druck in der Hektik des Arbeitsalltags zu minimieren.
• den Stress loszuwerden.
• den Überblick zu behalten.
• keine Termine mehr zu übersehen.
• strukturiert zu arbeiten.
• meinen Schreibtisch abends aufgeräumt und ordentlich zu verlassen.
• den Überblick zu behalten, was am nächsten Tag auf mich zukommt.

Übrigens: Neue Strukturen einführen ist kein Honiglecken. Es braucht Zeit, es ist lästig, anstrengend, nervenaufreibend. Sie stoßen auf Widerstände. Ihre eigenen und auch die Ihres Teams, wenn Sie Neues einführen. Daher bleiben Sie standhaft und planen für Neues mindestens 3–4 Monate ein. Bleiben Sie dran. Seien Sie sich dessen bewusst, dass alten Gewohnheiten und Abläufe nicht kampflos das Feld räumen werden.

Ihr Nutzen davon?

Damit Sie beim nächsten Start in den Urlaub ganz sicher sagen können: „Ich kann mich entspannen. Erholsame Zeit mit meinen Lieben verbringen. Weil ich weiß, dass alle Belange im Büro, im Unternehmen glasklar geregelt sind und reibungslos funktionieren.“